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Régularisation des charges locatives

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Les charges locatives, aussi appelées charges récupérables, sont versées par votre locataire en complément de son loyer. Ce sont des dépenses que vous, propriétaire bailleur, prenez initialement en charge, mais que la loi vous autorise à vous faire rembourser par le locataire.

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 les définit comme des "services rendus liés à l'usage des différents éléments de la chose louée", des "dépenses d'entretien courant et des menues réparations sur les éléments d'usage commun de la chose louée" et des "impositions qui correspondent à des services dont le locataire profite directement".

 

4 étapes à suivre afin de procéder à la régularisation des charges locatives

  1. Respectez la liste des charges récupérables

C’est le décret n°87-713 du 26 août 1987 qui détaille la liste des charges locatives que vous pouvez facturer à votre locataire. La liste est limitativement énumérée. Elle s'applique :

  • à tout logement vide du secteur social et privé,

  • au logement meublé dont le bail a été signé depuis le 27 mars 2014 (ou avant cette date si le contrat de location y fait référence).

 

Sans entrer dans les détails, les charges locatives comprennent :

- les dépenses de produits consommables : eau, électricité...

- les dépenses d'entretien courant et de menues réparations des équipements collectifs et des parties communes si le logement est situé dans une copropriété,

- l'entretien des extérieurs,

- les taxes locatives : balayage et ordures ménagères.

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2. Procédez à la régularisation annuelle des charges locatives

Au moins une fois par an, vous devez procéder à la régularisation des charges locatives en comparant :

  • le total des provisions déjà demandées au locataire,

  • et les dépenses effectives que vous avez engagées pendant l'année.

 

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, vous devez reverser le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, demandez lui de vous verser un complément pour combler l'intégralité des dépenses.

 

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3. Adressez un décompte au locataire

Vous devez justifier auprès de votre locataire le montant des charges récupérées.

Les provisions pour charges mensuelles sont exigibles sur la base :

  • des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges,

  • ou du budget prévisionnel si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.

 

Un mois avant la régularisation, adressez au locataire :

  • le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...),

  • et le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble collectif,

  • et une note d'information sur le mode de calcul liés au chauffage et à la production d'eau chaude.

 

Pendant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, vous devez tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives.

 

Depuis la loi ALUR du 27 mars 2014, si le locataire ne paie pas suite à la régularisation, vous disposez d'un délai de 3 ans pour la lui réclamer. Le même délai court pour le locataire qui souhaite contester le montant des charges.

 

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4. Réajustez la provision pour charges

Une fois la provision régularisée, si le trop perçu ou le moins perçu est trop important, pensez à ajuster la provision. Rien ne vous oblige à ajuster la provision aux dépenses réelles de l’exercice précédent. Mais il est préférable de modifier la provision pour charges pour coller au plus juste sur le futur niveau de dépenses.

Toutefois si le différentiel provient du chauffage, il vaut mieux se fier à la moyenne des dépenses réelles des années antérieures et ne pas tenir compte de l’exceptionnel.

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ATTENTION : s'il s'agit d'un bien loué en colocation ou en meublé, aucune régularisation ne peut être exigée si les charges sont prélevées sous la forme d'un forfait. En cas de trop-perçu ou de dépenses complémentaires, ni le locataire ni le propriétaire ne peuvent exiger un complément ou un reversement du trop-perçu.

Pensez donc à bien calculer le montant de vos charges forfaitaires avant de mettre votre bien en location, et n’oubliez pas d’y inclure la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.

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